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一个毫无经验的妹纸办了一场让几百人尖叫的线下活动是种怎样的体验?
崔晓玲    2016-12-05 15:41:16

11月26日,三节课主办的三次元Club.年终聚会在帝都前门附近落下帷幕,有很多到场的小伙伴纷纷表示:这是他们参加过的最棒的活动。

但鲜少有人知道,这场400多人的活动从前到后,都是由一个从未有过活动经验的人来主Hold的,且她的亲密小伙伴,只有2个人(一名设计师+一名后勤总管)。

本文,就是她的活动反思和复盘。

我是晓玲,本文的主人公,三节课运营喵一枚。

可能有些人知道,就在上上周(11月26日),三节课刚刚举办了一场大型线下活动:三次元club.年终聚会。

在活动现场,我们请到了9位大咖,比如分答联合创始人朱晓华,网易云课堂孙志岗,罗辑思维联合创始人快刀青衣,水滴互助CEO沈鹏,懂球帝COO牛飞等等……

以及活动现场,我们通过一系列机制设计和组织,让到场的400多名用户在活动群里玩得High翻了天,得到了很多超出他们预期的体验,活动结束后,大家的反馈是这样的——

 

按照很多人的反馈:这个活动是他们参加过的最好的活动。坦白说,这出乎我的意料。

因为,这其实只是我第一次主Hold这种大型活动,在此之前基本没接触过项目管理和活动运营,在仅仅短短一个月的筹备期内,整个公司内部主要配合我的人也只有我们的设计师大鹅和我们的内务总管晶晶而已——你知道,一般在一家公司办一个四五百人规模以上的大型活动,往往至少得有7、8个人的团队才行。

所以,我几乎是在人力、财力、时间、资源、经验都有限的情况下办了这场活动,其中就踩了不少坑,也有很多感触,在这里做个简单复盘供参考吧。

 

其实,回到整件事情的起点,一开始我只是想在公司内部办个小小周年庆而已……

有人可能知道,三节课是2015年11月1日正式成立的,到2016年10月,眼瞅着快一周年了,我就蹦跶说,想邀请一些志愿者来公司庆祝。

这个时候,老黄(三节课BOSS之一)见机撺掇我说,不然这次搞得人多一点儿,来个4、5百人场子的,再邀请一些行业大咖来跟同学做分享,这个会更好玩的!

完全没有经验的我想都没想,就一口答应下来,那就下个月办呗~

然后就进坑了……

 

【血泪提醒】全文最重要的忠告:一定要认真评估老板提出的任何需求!!!

 

以下,我将按照活动筹备到落地的整个过程来分享我的所有血泪和思考……

 

一、筹备阶段之启动——确定场地和思路

箴言:谋定而后动

 

一开始我想得特别简单,觉得不就是人多点的活动嘛,找个大点儿的地方就行了,甩开膀子我开始找4、5百人的场地去了。

然额,当听到luke(三节课BOSS之一)指着我找来的几家场地说:“这不是我想要的,我想要的是更开放自由的空间,更科技大气的布局。”

我感到有点懵逼。

他说,你再重新找找,场地直接传达的是活动气质,会影响用户体验的60%甚至更多的blabla……

末了他推荐了一个把我拆开卖都租不起的地方,说咱们没钱,租个差不多这种感觉的就行了。

我一口血吐出来,原来不是简单的吃吃喝喝玩玩闹闹啊……

 

在紧急调整了预期之后,我开始了北京一周游,看了不下20家场地,比价格、看规格、算交通、问服务等等等等,看场地绝对是件事无巨细的活儿,真的,挑人嫁也没这么费劲儿的。

因为第一次选中的场地被否了,所以在后面挑场地时,我总是不敢下决定,不时地询问luke的建议,而他没有实际看过场地,能给到的意见其实参考性并不大,反而加重我的纠结。

这个时候,其实我内心是有点恐惧的——我害怕做决定,害怕找来的场地不符合老板预期,害怕因为我的场地活动会失败……

 

眼看着一周多时间过去了,我们的活动只有3周就要开始了,而场地还没有定下来……

然后,终于有一天,良心发现的luke找到我,他把我单独叫到会议室里,郑重的跟我说:

晓玲啊,我感觉你现在比较纠结,好像受到我的影响也比较大。所以我想严肃的说一句——对于活动,你在一线,你的认知和感受是具体的,而我的认知和感受是抽象的。也许有时我会在某方面给到90分的预期,但其实真正能落地的只有70分,然而这些我是无法感知到的。

所以,既然你是活动的负责人,我建议你要敢于在某些时候忽略老板的想法,敢于决策,别怕出错。一切以能顺畅推动活动进展为导向,而不是始终在意我的感受畏首畏尾半天没有任何进展。

就是这一席话,让我吃了定心丸。此后,我在整个活动的推进和执行上,都变得更加敢去做决策,没有再畏首畏尾。

 

场地定好后活动算是有了眉目,我拿着活动方案和项目时间表,豪情万丈地聚齐了几位BOSS召开活动启动会。

当时,我拿出来的活动方案和时间表是这样的:

 

看到这个表和听我讲了10多分钟后,老布(三节课BOSS之一)亲切友好地对我说:你这个东西完全看不懂,也没什么意义。呵呵,如果你这一个月内能把活动办好,我得服你!

他问,你怎么能说服别人这个活动是可行的?比如说——

  • 活动的预算有预估吗?我们净投入可能是多少?

  • 关键的项目推进时间节点在哪里?确定可以完成吗?

  • 活动主题是什么?做完这次活动希望起到什么效果?

  • 活动的流程是什么?需要什么人配合,以及怎么配合?

你就是因为没想清楚,所以光找场地就找了这么久,如果想不清楚这些,建议就别做了。

 

老布是有名的毒舌,嘴上不留情面的。但恰恰是被他炮轰了这一通之后,我才真正明白,运营一场活动需要考虑的东西还挺多。

我想到之前在三节课做课程时,我编辑过老黄的一门活动运营专题课。于是我再次翻开这堂课,开始结合着课程内容认真整理起了活动方案:

  • 重新清晰了活动的目的是希望通过一场较大型的活动,来提升三节课品牌的美誉度。

  • 界定了活动形式是三次元club.年终聚会,主题是“与性感的人和事相遇”。

  • 做了初步的活动流程规划。

  • 整理了可能用到的物料,做了预算评估。

  • 最后,梳理了宣传推广资源,决定主要在三节课公众号上做传播。

最终,我大概梳理出来的活动流程和方案是长成这样的,跟上面的那个版本对比一下你就知道差距有多大了:

至此,到11月7日,整个活动才算是有了一个完整的思路,正式启动了……

这个时候,距离活动正式开始只有19天。在时间紧迫的情况下,活动各环节开始全面推动起来,而其中,最迫切的问题无疑是确认“分享嘉宾”。

 

二、筹备阶段之找分享嘉宾

箴言:莫方,坚持做就好。

 

 

我还记得,我在一开始筹备活动时,就曾经在N多人面前拍着桌子说过——这次的活动一定要不同于那些个不接地气儿的行业大会,得给来参加活动的人一些实在的!活动上不讲虚的,不谈概念,不谈模式,踏踏实实地谈一些具体的思考和实践。

于是,我们也希望到现场来进行分享的嘉宾们可以尽量讲一些具体的思考和实践。

因为三节课本身更关注产品和运营,同时在做的事情又是学习,所以我们大概给嘉宾们的分享主题定了“如何让‘学习’变得更性感”以及“这一年中令人印象深刻的产品和运营实践”这样两个大方向。

结合这两个方向,经过多次讨论,我们最终确认了包括懂球帝CEO陈聪、水滴互助CEO沈鹏、网易云课堂战略总监孙志岗等人在内的一连串嘉宾名单。

 

请嘉宾其实是个技术活,虽然依靠三节课三位Boss的人脉关系联系到这些大咖们肯定是能做到的,但总不能纯靠卖面子把人请来吧?那样的话,很可能对方也不会太重视这场活动。

于是,这里很重要的一个工作,就是要结合每一家公司每一位嘉宾的背景,找到他们有兴趣,也能帮助他们输出一些价值的分享话题,并说服他们:这个话题的最佳分享者非你莫属!比如:

刚跟罗辑思维对接的时候,我最初聊的是罗辑思维的副总裁曾捷老师,我先是打了电话聊清楚了活动,曾老师说让他想两天,如果能想到好的选题就来,在这两天里我大量收集整理罗辑思维的资料,给了老师一些我认为他会感兴趣,又符合活动要求的选题,告诉他我们眼中的得到在这一年取得的成就,告诉他们这些东西其实是很有必要拿出来讲讲触动行业从业者们的……

 

于是,最终曾老师结合选题又跟老黄电话聊了一次,确认了参加活动的兴趣,并最终推荐了他认为在“产品”方面适合做更多表达的快刀青衣老师来。

这中间还有更多琐碎的工作,因为我们不希望嘉宾们到这个活动来只是像参加其他活动一样过来刷个脸讲讲概念,所以我会希望他们可以提前给我主题、大纲、和PPT,并且如果发现他们给的内容不适于三节课用户,我还会提出修改意见,反复沟通,讨论哪个点可能是现场观众更感兴趣的。

到后来,分答的朱晓华老师有次发来改过的大纲之后,直接问我说,这是你们希望的内容了吧?

 

而且因为白天老师们都在忙工作,所以,我讨账就经常讨到后半夜。

有人问我,面对他们,你不会害怕吗?

我反问,怕什么?!活动还办不办了!

靠着这样的坚持,最后每位老师演讲时现场都掌声不断,结束后微信群里也是赞声一片,同学们纷纷要PPT和视频回放做学习回顾。

在一场活动里的简短分享可以到如此,我想,不枉老师们的辛苦了。

在和嘉宾死磕中,活动内容基本上都有了轮廓,然而最终的活动形式应该是什么样呢?

 

三、筹备阶段之定活动形式

箴言:活动最重要的三点,安全,安全,安全。

 

如老黄活动专题课里所说:

活动玩法的设计是活动运营过程中比较重要的一个环节,基本上,玩法设计的指向性是否明确是否有吸引力,可能直接决定了用户看到活动的第一眼是否会产生参与的兴趣。而通常来讲,活动玩法的设计可能又会被分为:活动主线玩法的设计和活动支线玩法的设计。

以此可见,设计好活动的玩法很重要,我也花了大部分精力在打磨。

 

这次活动延续三次元Club. 的一贯玩法:“学习+社交”,活动主线就是9位嘉宾们的干货分享,活动支线是互动展区,让现场来的人都玩起来。

三次元Club. 一直是志愿者们发起并坚持筹办的,这次也不例外,我打算把互动展区交给志愿者负责,所以在活动现场,各种脑洞大开的展区都是志愿者们自行搭建的。

比如有个互动类展区叫“科学(雾)预测”,是志愿者扮成占卜师的样子,随机赠给现场参与者一些信笺,包含箴言、段子、小互动,内容是志愿者萌萌通过调查问卷投票筛选后,全部手写出来的。

 

 

对于展区的种类,志愿者们在一起通过Design hackathon(一种头脑风暴讨论法),讨论出的idea超级多,一时我有点难以取舍,就抓了老布来帮忙。

他保持了一贯的毒舌,看完就吐槽:哎呀,你做个活动跟你做饭一样,什么都往里放啊!要知道做一个活动就像做一盘菜,不要一味儿想着多放作料,先保证能吃、安全,再考虑其他。多做减法,还有多考虑异常情况,比如活动的风险点都考虑周全了吗?人流的引导考虑了吗,会不会出现拥堵,嘉宾的候选人准备了吗,会不会出现突然有人缺席?

不愧是多年做产品经理的老油条!

我被一语惊醒,根据他的建议,立刻去掉了一些犹豫不决的环节,比如还没有找的合作方的VR展区,而且在接下来的执行中,但凡出现没想好的我都砍掉了。

为了保证主线(主流程)不出错,重新梳理了活动的流程。现场是分主会场和展区的,本来我是计划在上半场和下半场中间留出半个小时让大家进展区玩,老布说那个时间大家都在排队上厕所,等上完厕所都二十分钟了,还咋玩?建议展区只在主会场开始前开放,而且那个时候大家是陆陆续续的进入展区的,避免了中场休息时一下子全部涌入展区,造成拥堵的风险,并且要设置一个固定玩耍路线,让用户跟着路线走。

流程简单之后,一下子整个活动不再混沌不清了。

接下来,把展区都交给负责人来筹办,我只负责设置好时间点来跟进。没剩几天了,打磨好活动流程,保证好每个环节都是顺畅的最重要。

 

四、最终流程+现场体验的确立

箴言:做活动其实技巧性的不多,顾好每个细节,把用户的每个体验都做扎实就好。

 

 

在最后三天的时候,忙着录课忙了2个礼拜无心顾及其他的老黄终于有时间管我了,于是,在某天晚上,我跟他一起过了一遍活动的流程。

过完流程,老黄的第一句话就是:你这活动太平了,细节也不够精细啊。

 

于是,在还有3天就要开始活动的时候,老黄和我开始紧急讨论如何基于现有的框架和基础尽量增强一些现场的用户体验。

我们从头梳理了一遍用户参与整个活动的相关体验点。

从用户开始报名后,与活动就有了联系,体验点分为活动前,现场,离场。

活动前是在线上,从报名之后起,用户会接收到短信推送,开始前一周,他们进入到群里,做自我介绍,与群里的人相互了解,每天在群里会有两个人做技能分享,保持群里的交流热度,这些都是我已经做完的。

而现场和离场是在线下,当用户来到活动现场,还会有几个体验点:场地传达的感受,流程的顺畅度,活动的内容、现场的氛围、相互间的连接。而这其中很多是我都没有考虑到的。

 

其中,场地、流程、内容都已经定型不可能再改了,那么怎么在氛围和互动上有所提升呢?

老黄提了两个关键建议——

1.每个人在签到的时候就可以领一本书,这几本应该分别是luke、老布、老黄推荐的,关于学习、思维方面的书籍,以此来挑起这场活动的调性。其实我第一反应是抗拒的,握草,这是近2万的预算啊!不过还好在他坚持下,我同意了。

2.还有,怎么能让现场的400人相互之间有所连接,又不引起现场的混乱呢?在PASS了几个方案之后,我们定了卡片匹配的方式:现场每个人在签到时都会收到一张卡片,在这张卡片上会有一本推荐书籍,这些书都是摘自老黄之前推荐给互联网人阅读的书单里,而且在现场会有6个人的卡片上推荐了相同的书,现场主持人会告诉他们,请按着推荐的书找到小组的人,并在活动后相约吃饭,就可以得到三节课给的惊喜。

事实证明,就这么看上去小小的设计,几乎成为了点睛之笔,让整场活动一直保持着很积极的氛围,群里大家纷纷在找“书”,至今线下约完给我照片的,已经有十几组了,有的组还约到了小酒吧畅饮了一番。

当然,后面是不是发生了更多的故事就不得而知了。

 

五、活动反思之不足之处

箴言:踩过的坑,记好喽,都是良药!

 

这个活动还是有很多不足的地方,首说的,一定是宣传方面。

由于我没有经验,在活动前期传播方面,基本上处于无动作,只在三节课群里发了通知,在三节课公众账号上发了四篇文章,分别是:

【有个姑娘叫晓玲】介绍主办人,发完后,售价199元的早鸟票一抢而空。

【为什么“性感”这个词会成为一家互联网公司的基本态度?】传达活动主题,然而看故事的人多,转化率很低。

【15天后,懂球帝,在行分答,罗辑思维……这些创始人们会一起聊些什么?】算是唯一一篇正儿八经的一篇活动介绍了,把嘉宾和分享内容说明了,基本上活动报名量都是来自这里。

【2016年,互联网业内最令人印象深刻的产品创新和运营事件是什么?】预先推了活动的一个项目,但是跟活动关联性太弱,几乎也没什么影响。

还做了四张倒计时海报,效果一般,但也小范围在票圈里有一些人在转。

宣传方面就再没有其他了,所以活动等于是几乎没有被传播出去。换句话说,除了现场的几百个人以外,其实其他人完全没有感受到活动的牛逼和精彩……在这一点上,应该说是比较失策失败的。

 

后来我问老黄,如果想要做好传播我该怎么做?他的回答是这样的——

传播要分清对象,如果是想要把这个活动的传播做扎实,理论上应该针对不同的对象设置不同的传播策略。比如——

  • 面向媒体:我们应该包装出来一些媒体的兴趣点,比如“互联网下半场到来之际的产品和运营前途如何”这样的点,媒体就会很感兴趣的。有了媒体感兴趣的素材后,我们其实应该定向邀请一些相关媒体到现场来,比如36氪、虎嗅、极客公园等,然后现场如果能产生有趣的话题和内容,他们是愿意去写稿传播的;

  • 面向行业KOL:我们是不是可以定向通过各种手段邀请一些与产品和运营相关的大V,知识网红,圈内意见领袖等,讲真,这些人如果有几十个能到场,已经能形成一个小事件了;

  • 面向现场用户:这个部分主要是现场体验决定的,目测很多人都发了朋友圈,所以这个部分我们已经做得足够好了;

  • 面向场外观众:这部分用户是无法到场的,所以我们是不是可以考虑通过各种形式让他们能够参与到活动的进程中来?比如说事先发起“你想听到谁来分享”的活动,比如说活动现场开设场外观众与现场对话甚至是完成一些小游戏,比如说现场设置几个专门针对场外观众的奖品……等等。

 

恩,收起小本本,等到下次再筹办活动时,相信我会更从容一些。

从无到有,白天黑夜,历时一个月,活动终于圆满结束了,我展开双臂躺在舞台上,忽然想起一句话,“那美好的仗我已经打过了,当跑的路我已经跑尽了,所信的道我已经守住了。”

 

感谢本次活动的设计师允鹅,总管晶晶。

感谢所有参与活动组织的志愿者:李宁、涵旭、暄暄、萌萌、杰德、宏飞、肖帅、周熟人、健辰、不丢、瑞琴、宇翔、玉冰、晓晨等。

感谢斗鱼支持视频直播: 斗鱼是一家致力于打造直播多元化的综合平台,覆盖了游戏等多种直播内容,提供高清、快捷、流畅的直播服务。

感谢网易有道云笔记在演讲现场的速录支持。

感谢电子工业出版社、机械工业出版社为本次活动捐赠图书。

 

最后,安利一发,老黄的课真的可以助人于危难之中。听说他昨天又上线了个“可能会很牛逼,试图帮你解决60%以上运营疑难杂症”的新课,仅限500名额。有兴趣的话,欢迎来围观——

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